Oldal kiválasztása

Delegálás – a vezetők titkos fegyvere

Horváth Márta

Mit jelent ez a fogalom – delegálás?

A delegálás fogalma nagyon sokszor összekeveredik a feladatkiadással, pedig a kettő nem ugyanaz. Vezetőként feladatokat adunk ki a munkatársainknak, de amikor a saját felelősségi körünkbe tartozó feladatok egy részét vagy egészét adjuk ki, akkor delegálunk.

Ha nem vezetőként történik ez, akkor csak „megkérjük” a kollégánkat, hogy helyettünk végezze el ezt vagy azt. Ezt tesszük, amikor elmegyünk szabadságra, vagy valami hirtelen esemény miatt már nem tudjuk átszervezni a programunkat, és magunk helyett kell valakit megbízni valamivel.

A delegálás tehát saját felelősséggel járó feladat kiadását jelenti, ahol a végső felelősség a mienk.

Fotó: guendal

Miért nem delegálunk?

Tipikus kifogásaink:

„Mire elmagyarázom, már kétszer megcsinálom.”

„Csak én tudom ezt jól, nem bízom a másikban.”

„Egyszer már megpróbáltam, de sokkal több munkám volt utólag vele, míg kijavítottam a hibákat.”

„Állandóan a nyakamra járt a kérdéseivel.”

„Önállótlanok, tapasztalatlanok stb. a beosztottjaim.”

Ezek csak kifogások, valószínű, hogy mi nem csináltunk valamit jól. Pedig a delegálás nemcsak kiváló vezetői eszköz, de az időgazdálkodásunk hatékonyságát is javíthatjuk vele.

Miért jó, ha delegálunk?

  • Időgazdálkodásunk hatékonyabb lesz. Több időnk marad más, fontosabb feladatok elvégzésére.
  • A szakmai fejlesztés eszköze. Pontosabb képet kaphatunk a munkatárs képességeiról, kiaknázhatjuk a szakmai kompetenciáit, vagy fejlesztjük őket a delegálás révén.
  • A motiválás eszköze. Nagyon sokunknak a megmérettetés, a kihívást jelentő feladatok igazi belső mozgatórugót jelentenek.
  • A bizalom kifejezése. Lehet, hogy a delegálás révén a saját utánpótlásunkat is biztosíthatjuk.
  • Önállóság, felelősségvállalás fejlesztése. Nem csak a gyermekeinknél a családban, hanem a munkacsoportunkban is, ez a vezetőn múlik.
  • Az értékelés nagyszerű eszköze. A munkatársunk képességét, teljesítményét, kapacitását mérhetjük vele.

Mit ne delegáljunk?

Nem lehet minden feladatot delegálni. Ne felejtsük, hogy a vezetői pozíció más kompetenciát, rálátást, kapcsolati rendszert jelent.

Nem szabad delegálni:

  • A teljesítményértékelést, a visszacsatolást, a dicséretet, a kritikát, a fegyelmi ügyeket.
  • A válsághelyzetet, hiszen ekkor döntéseket kell hoznunk, sokszor negatív következményekkel.
  • A túl nagy kompetenciát igénylő feladatokat, amikor erre a munkatárs még nem érett meg.
  • A bizalmi ügyeket.
  • A munkatárs kiválasztását sem, hiszen mi tudjuk, hogy kivel akarunk együtt dolgozni.
  • A „nem szeretem” munkákat (ha ezt a munkatársunk sem szereti), mert így nem motivál.

A helyes delegálás lépései

  1. Határozzuk meg, hogy mi legyen az a konkrét feladat, amit delegálhatunk, részben vagy egészben.
  2. Gondoljuk végig, hogy mi a célja, és milyen eredményt várunk ettől a feladattól, mielőtt ezt kommunikálnánk a munkatársunknak.
  3. Válasszuk ki azt a megfelelő embert, aki felkészültségében, terhelhetőségében alkalmas a feladatra. Vegyük figyelembe azt is, hogy a megmérettetés szempontjából számolunk-e vele, pl. utánpótlásként.
  4. A feladat átadásakor minden fontos tényezőt beszéljünk meg. Mi a határidő, hol találja az eszközöket (emberi, tárgyi), milyen minőségi elvárásaink vannak, meddig mehet el az önállóságban, milyen legyen az együttműködésünk.
  5. Ellenőrizzük, hogy a munkatársunk mindebből mit értett meg.
  6. Ha szükséges, kövessük a munkáját, de csakis a kritikus pontoknál!
  7. A legfontosabb az értékelés. Nem csak a munkatársunké, hanem saját magunké is. Pl.: megfelelő feladatot delagáltam-e, a megfelelő embert választottam-e ki, elmondtam-e mindent, hogy megértse, ezt ellenőriztem-e, kellően értékeltem-e.

Nem könnyű jól delegálni.

De megtanulható és fejleszthető.

Megéri!

Szívesen küldenék Neked hasznos, de ingyenes információkat emailben. Tájékoztatnálak a friss cikkeimről, és két ajándékot is mellékelek hozzá.

A delegálás, mint a legsokoldalúbb vezetői eszköz

Az egyik ajándékom, egy 14 oldalas PDF dokumentum arról szól, hogy akár vezetőként, akár beosztottként fontos tudnunk, mikor és hogyan válhat mindkettőnk javára, ha bevonjuk a másikat a saját feladatainkba.

A lámpaláz kezelése

A másik ajándékom a gyakori félelmünk, a rettegett lámpaláz kezelésében segít. Ebből a 12 oldalas PDF dokumentumból lépésről lépésre megtudhatod, hogy miként tarthatod kontroll alatt a lámpalázat, és miként fordíthatod előnyödre.

Share This