Oldal kiválasztása

Feladatok rangsorolása: fontos vagy sürgős?

Horváth Márta

A legtöbbünk számára a napi teendők listája sokkal hosszabb, mint amennyit valóban képesek vagyunk elvégezni. Így aztán halasztódnak, torlódnak a feladatok. Úgy érezzük, ennek sohasem lesz vége, a teendők, és nem mi irányítjuk az életünket. Idegesek, fáradtak, frusztráltak leszünk.

Pedig csak rövid időre kellene leülnünk, hogy okosabban tervezzük meg, milyen sorrendben végezzük el az előttünk álló időszakban felmerülő feladatokat, a fontosság és a sürgősség szempontjából.

Néha a feladatoknál is szükséges a tűzoltás | Fotó: Official U.S. Air Force

A feladatok kezelésének módszere

Gondoljunk át, hogy az előttünk álló időszakban (pl. 3-4 nap, egy hét, 10 nap) milyen feladatok várnak ránk. Írjunk egy listát ezekről.

Az előttünk lévő feladatsort először nézzük meg a fontosságuk szempontjából, és rangsoroljuk őket. A listából a legfontosabb lesz az 1, a legutolsó az n-dik.

Azután ezt a listát a teendők sürgőssége szempontjából is rangsoroljuk, hasonlóan az előzőhöz.

Vigyázzunk, nehogy becsapjuk magunkat! Ami sürgős, az nem biztos, hogy ugyanolyan fontos is!

A teendők mellett most két szám szerepel, ahol egyik a fontossági, a másik pedig a sürgősségi rangsorát jelzi. Rajzoljunk egy koordináta rendszert, ahol az X tengely a fontos, Y tengely pedig a sürgős. A kapott koordináta számok alapján jelöljük be az egyes feladatokat. Ha a koordináta rendszerben a feladatok számának a felénél húzunk egy függőleges és egy vízszintes vonalat is, akkor így négy mezőbe kerülnek a feladatokat jelző pontjaink.

A tűzoltás

Ezek azok a feladatok, amelyeket nagyon fontosnak és nagyon sürgősnek is ítéltünk. Ezeket kell először elvégeznünk.

Átadható-e másnak?

Itt azok a feladataink szerepelnek, amelyek sürgősek ugyan, de a fontosságukat illetően hátrébb sorolódtak. A tűzoltás után rögtön ezeknek a feladatoknak kell nekiállnunk. Ha túl sok feladat esett ebbe a mezőbe, akkor meg kell néznünk, hogy ezek közül melyiket delegálhatjuk részben vagy egészben, másnak. Ha nincs erre lehetőségünk, akkor sajnos ránk várnak ezek, a tűzoltás után.

Amiket tervezni lehet

Azok a feladatok kerültek ide, amik ugyan nagyon fontosak, de egyelőre még nem olyan sürgősek. Itt kell bölcsnek lennünk, ezek kívánják a legnagyobb önfegyelmet magunktól. Bár még van időnk, de ha nem szabunk ki magunknak egy határidőt, amikorra el is kell végeznünk, akkor ezek a feladatok előbb-utóbb a tűzoltás kategóriába zuhannak majd le.

Az „apróságok”

Ide sorolódtak azok a feladataink, amelyeket a fontosságuk és a sürgősségük szempontjából is hátrébb minősítettünk. Általában a rövidebb, rutin jellegű teendőink vannak itt. Tehát ne izgassuk magunkat ezeken, ha túl sok van az előző három területen.

Sürgős vagy fontos?

Nem is olyan egyértelmű sokszor, hogy mi a fontos és mi a sürgős fogalma.

Sürgős az, amit időben nem lehet elhalasztani, máskülönben súlyos következményei lesznek. De: mitől sürgős? Kitől sürgős? Mikorra kell pontosan? Megegyeztem-e valamilyen határidőben? Ha nem teljesül mégsem, akkor mi az a legrosszabb, ami történhet? Ezekre a kérdésekre adott válaszok segíthetnek a sürgősségi sorrend kialakításában.

Fontos az, ami valamilyen értéket képvisel, más dolgokra is valamilyen hatással van.

Ha egyszer kipróbáljuk ezt a módszert, beláthatjuk, hogy mégis csak mi irányítjuk a napjainkat. Az időgazdálkodásunk is eredményesebb lesz, elégedettebbek leszünk, és még jól is érezzük magunkat a bőrünkben.

Sok sikert hozzá!

Szívesen küldenék Neked hasznos, de ingyenes információkat emailben. Tájékoztatnálak a friss cikkeimről, és két ajándékot is mellékelek hozzá.

A delegálás, mint a legsokoldalúbb vezetői eszköz

Az egyik ajándékom, egy 14 oldalas PDF dokumentum arról szól, hogy akár vezetőként, akár beosztottként fontos tudnunk, mikor és hogyan válhat mindkettőnk javára, ha bevonjuk a másikat a saját feladatainkba.

A lámpaláz kezelése

A másik ajándékom a gyakori félelmünk, a rettegett lámpaláz kezelésében segít. Ebből a 12 oldalas PDF dokumentumból lépésről lépésre megtudhatod, hogy miként tarthatod kontroll alatt a lámpalázat, és miként fordíthatod előnyödre.

Share This